1、每个建设项目（工程）应至少编制二套纸质竣工档案，一套由建设单位自行保管，一套向市或区（县）规划行政主管部门报送。此二套竣工档案中归档的工程文件和图纸应使用原件，专业主管部门核发的证书，建设单位可以保留原件，用复制件归档报送市或区（县）规划行政主管部门
。
2
、向市或区（县）规划行政主管部门报送的一套竣工档案，表式和装具必须符合报送规范的规定，填写时应用黑色墨水书写或打印

。建设单位自行保管的一套竣工档案表式和装具也应符合本规范的规定。
3、竣工档案必须真实地反映建设全过程，并应按建设项目（工程）建设程序进行收集、整理、编制
，达到完整、准确、系统的要求
。
 4.建设单位在进行招投标或与勘察
、设计

、施工、监理等单位签订合同时
，应对竣工档案的数量、内容、质量、费用、移交时间和违约责任等提出明确要求。
5.工程文件的内容必须真实、准确
、与工程实际相符合。
6.工程文件应字迹清楚，符合耐久性要求
，图样清晰
，图表整洁，
签字盖章手续完备。
7.工程文件中文字材料幅面尺寸宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅
。
8.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大
、耐久性强的纸张。用蓝晒图归档的竣工图应是新蓝图；用工程打印图归档必须符合规范规定
。
9. 资料齐全后认真按照上海市工程建设规范《建设项目（工程）竣工档案编制规范》G/TJ08-2046-2008/J11321-2008组卷、整理
、编制。整编完成后协助业主单位向市（区）城建档案管理部门提出档案报验直至通过验收。